Clínica Dental Sofía Cortés · Valencia
Patient Journey System
Implementación completa
Todo lo que se construye, configura y activa para transformar la experiencia digital del paciente — desde el primer clic hasta la recomendación. Cada elemento funciona de forma autónoma y en conjunto como un sistema integrado.
47
Entregables
configurados
configurados
GoHighLevel — CRM & Automatización
Klaviyo — Email Marketing
Elementor — Landing Pages
Estrategia — Diseño del sistema
8 entregables
Landing page de captación optimizada
Página diseñada para convertir visitas en solicitudes de cita. Con formulario inteligente, testimonios y llamada a la acción clara.
Elementor
Formulario de pre-consulta cualificador
Captura nombre, teléfono, email y tipo de tratamiento. Segmenta automáticamente al lead antes de que entre al pipeline.
GoHighLevel
Pipeline de captación de leads
Flujo visual que mueve al paciente desde el primer contacto hasta la consulta confirmada, con etapas claras y automatizaciones en cada paso.
GoHighLevel
Respuesta automática en menos de 5 minutos
Email + SMS de bienvenida inmediato tras completar el formulario. Elimina la espera y transmite profesionalidad desde el primer segundo.
GoHighLevel
Notificación interna a recepción
Alerta automática al equipo cuando llega un nuevo lead, con toda la información del paciente consolidada para actuar de inmediato.
GoHighLevel
Página de confirmación post-formulario
Página de "gracias" con próximos pasos claros, enlace a redes sociales y opción de agendar directamente. Reduce la ansiedad del paciente.
Elementor
Seguimiento automático a leads sin respuesta
Si un lead no responde en 24h, el sistema envía un segundo mensaje automático. Si tampoco responde en 48h, envía un tercero. Recupera leads que se enfrían.
GoHighLevel
Segmentación por tipo de tratamiento
Carillas, ortodoncia, blanqueamiento — cada paciente entra en el flujo específico para su tratamiento desde el primer contacto.
Estrategia
7 entregables
Recordatorio automático 72h antes
Email de recordatorio con fecha, hora, dirección y lo que debe traer a la consulta. Reduce no-shows desde el primer envío.
Klaviyo
Recordatorio automático 24h antes por WhatsApp
Mensaje directo al móvil con enlace de confirmación. El paciente confirma o cancela con un solo clic — sin llamar a recepción.
GoHighLevel
Recordatorio automático 2h antes por SMS
Último recordatorio el mismo día de la cita. El más efectivo para reducir ausencias en el momento crítico.
GoHighLevel
Gestión automática de cancelaciones
Si el paciente cancela, el sistema activa automáticamente un flujo para reagendar en las próximas 48h. No se pierde la oportunidad.
GoHighLevel
Email de preparación pre-consulta
Instrucciones específicas según el tratamiento — qué evitar, qué llevar, cómo llegar. Reduce preguntas al equipo y mejora la experiencia desde antes de llegar.
Klaviyo
Alerta interna de no-show en tiempo real
Si un paciente no aparece, el sistema notifica automáticamente a recepción para intentar contacto inmediato y reagendar.
GoHighLevel
Etapa de pipeline "Cita Confirmada"
El paciente avanza automáticamente en el pipeline al confirmar. Todo el equipo sabe el estado de cada paciente en tiempo real sin hojas de cálculo.
GoHighLevel
9 entregables
Email de bienvenida inmediato post-consulta
Se envía automáticamente tras marcar la consulta como realizada. Resume lo hablado, los próximos pasos y el contacto directo del equipo.
Klaviyo
Email educativo día 3 sobre el tratamiento
Contenido específico según el procedimiento recomendado. Educa al paciente, responde sus dudas comunes y refuerza la confianza en la clínica.
Klaviyo
Email de seguimiento personalizado día 7
Mensaje con el nombre del paciente, referencia a su consulta específica e invitación a resolver dudas. El más efectivo para convertir consultas en tratamientos.
Klaviyo
Solicitud de reseña Google día 7
Mensaje WhatsApp automático con enlace directo al perfil de Google. Enviado en el momento óptimo: cuando el paciente aún recuerda bien la experiencia.
GoHighLevel
Secuencia de nurturing para tratamientos de alto ticket
Para carillas y ortodoncia: 3 emails adicionales con casos de éxito, financiación disponible y FAQs. Trabaja la decisión de compra sin presionar.
Klaviyo
Pipeline de "Presupuesto Enviado"
Etapa específica para pacientes que recibieron presupuesto pero no han confirmado. Con seguimiento automático a los 3, 7 y 14 días.
GoHighLevel
Notificación de reseña recibida al equipo
Cuando un paciente deja una reseña en Google, el equipo recibe una notificación para responderla en menos de 24h. Mejora el posicionamiento local.
GoHighLevel
Etiquetado automático por tratamiento iniciado
Cada paciente queda etiquetado según el tratamiento que inicia. Permite comunicaciones futuras ultra-segmentadas y análisis de rentabilidad por servicio.
Estrategia
Oferta de tratamiento complementario a 15 días
Para pacientes que iniciaron un tratamiento: email automático con un servicio complementario relevante. Ej: blanqueamiento para pacientes de carillas.
Klaviyo
8 entregables
Recordatorio de revisión anual automático
Email y SMS programado para 12 meses después del tratamiento. El paciente recibe su recordatorio sin que nadie en la clínica tenga que hacer nada.
GoHighLevel
Felicitación de cumpleaños personalizada
Email automático el día del cumpleaños del paciente con mensaje personalizado. Opcionalmente incluye una oferta especial. Genera vínculo emocional real.
Klaviyo
Newsletter mensual de valor para pacientes activos
Contenido educativo sobre salud dental y estética — no publicidad. Mantiene a la clínica presente en la mente del paciente entre visitas.
Klaviyo
Seguimiento de pacientes en tratamiento activo
Pipeline específico para ortodoncia y tratamientos largos: recordatorios de cada fase, motivación durante el proceso y control de satisfacción.
GoHighLevel
Encuesta de satisfacción post-tratamiento
Formulario automático a los 30 días de finalizar el tratamiento. Detecta insatisfacción antes de que llegue a una reseña negativa pública.
Klaviyo
Programa de paciente VIP — etiqueta y flujo dedicado
Pacientes con más de 2 tratamientos entran en categoría VIP: comunicación preferente, acceso anticipado a novedades y trato diferenciado.
Estrategia
Campaña de temporada 2 veces al año
Email de oferta especial antes de verano y navidad para pacientes activos. Momento óptimo de compra para blanqueamientos y estética de ocasión.
Klaviyo
Dashboard de pacientes activos vs inactivos
Vista en tiempo real de cuántos pacientes están en cada etapa del ciclo. La clínica sabe en todo momento el estado de su cartera de pacientes.
GoHighLevel
7 entregables
Detección automática de pacientes inactivos a 90 días
El sistema identifica automáticamente pacientes que no han tenido actividad en 90 días y los mueve a la etapa de recuperación sin intervención manual.
GoHighLevel
Secuencia de reactivación de 3 emails
Email 1: "¿Cómo estás?" — Email 2: contenido de valor + recordatorio — Email 3: oferta de revisión gratuita. Diseñada para reconectar sin presionar.
Klaviyo
SMS de reactivación para pacientes sin email abierto
Si el paciente no abre los emails de reactivación, el sistema envía un SMS directo. Alcanza pacientes que ya no revisan su correo.
GoHighLevel
Oferta de revisión gratuita como gancho de reactivación
El incentivo más efectivo para que un paciente inactivo vuelva. Una vez en la clínica, el equipo puede identificar nuevas necesidades de tratamiento.
Estrategia
Pipeline de "Paciente Recuperado"
Cuando un paciente inactivo vuelve a tener actividad, entra automáticamente en un pipeline de bienvenida especial para reforzar su retorno.
GoHighLevel
Reporte mensual de pacientes recuperados
Informe automático con cuántos pacientes inactivos respondieron, cuántos volvieron a pedir cita y qué ingresos generó la campaña de reactivación.
Estrategia
Limpieza automática de base de datos a 18 meses
Pacientes que no responden en 18 meses se etiquetan como "perdidos" y salen de los flujos activos. La base de datos se mantiene limpia y las métricas reales.
GoHighLevel
8 entregables
Programa de referidos automatizado
Email automático a pacientes satisfechos invitándoles a referir a un amigo. Con enlace de seguimiento para saber exactamente cuántos referidos genera cada paciente.
Klaviyo
Segunda solicitud de reseña a pacientes sin reseña
Si el paciente no dejó reseña en el primer intento, el sistema envía una segunda solicitud a los 30 días. Aumenta la tasa de conversión de reseñas un 40%.
GoHighLevel
Alerta de reseña negativa en tiempo real
Si aparece una reseña de 1-3 estrellas, el equipo recibe alerta inmediata para responder antes de que afecte la reputación online de la clínica.
Estrategia
Dashboard de KPIs en tiempo real
Panel centralizado con todas las métricas clave: leads, conversión, no-shows, reseñas, reactivaciones. Una sola pantalla para conocer la salud digital de la clínica.
GoHighLevel
Reporte mensual ejecutivo para dirección
Informe visual con evolución de métricas, logros del mes y recomendaciones para el siguiente periodo. Enviado automáticamente el primer día de cada mes.
Estrategia
Tracking de origen de cada lead
El sistema registra de dónde viene cada paciente — Google, Instagram, referido, web directa. Permite saber qué canal genera más valor real para la clínica.
GoHighLevel
Optimización mensual de flujos con datos reales
Cada mes se revisan las tasas de apertura, conversión y respuesta. Los flujos que no funcionan se ajustan. El sistema mejora continuamente con datos propios.
Estrategia
Formación al equipo en el uso del sistema
Sesión de onboarding con recepcionistas y administración. Aprenden a usar el pipeline, mover pacientes entre etapas y leer el dashboard sin depender de soporte externo.
Estrategia
47
Entregables
configurados
configurados
6
Fases del
sistema
sistema
3
Herramientas
integradas
integradas
∞
Pacientes gestionados
sin trabajo manual
sin trabajo manual